ไมโครซอฟต์ออกแคมเปญต่อสู้กับวิกฤติเศรษฐกิจโดยใช้ไอที ด้วยกลยุทธุ์ CIO แคมเปญนี้ออกมาในปี 2551 และในปี 2552 Microsoft ก็ได้ออกกลยุทธ์เชิงรุกด้วย 3'E ออกมาอีก แต่ด้วยกลยุทธ์ CIO นั้นเป็นการปัดกวาดระบบไอทีในบ้านของตนเอง โดยมีการลงทุนน้อยและควรเป็นเรื่องแรก ก่อนที่จะถึงกลยุทธ์ 3'E ฉะนั้นจึงอยากนำเรื่องการบริการจัดการไอทีของบริษัทหนึ่งที่ดำเนินกลยุทธุ์ CIO ด้วย thin client บวกกับ microsoft solution มาเป็นกรณีศึกษาให้มิตรรักของ TSS ได้เห็นพอเป็นตัวอย่าง
กลยุทธ์ CIO เป็นการจัดระบบไอทีขององค์กรให้เข้าที่เข้าทางเสียใหม่ คือC = Consolidateคือการลดกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อนของไอที ผ่าน 3 P ได้แก่ People,Process,Policy
I = Use IT to Help reduce costคือการนำเอาไอทีมาช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กร
O = Optimizationคือการใช้ระบบ IT เดิมให้เต็มประสิทธิภาพ
ลดกระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อนนั้นเป็นความประสงค์ของผู้บริหารแต่ละองค์กรอยู่แล้วที่จะลดความซ้ำซ้อนที่ไม่เกิดมูลค่าใด ๆ ซ้้ำยังทำให้เสียเวลา เสียเงิน และเสียงานได้ด้วย เช่นบริษัทในเคสของเรามีพนักงานไอทีสามคน มีหน้าที่ซ่อมแก้ไขปัญหาคอมพิวเตอร์ที่เกิดขึ้นในแต่วัน เน้นความเร็วเข้าไว้ เมื่อคอมพิวตอร์มีปัญหาจึงต่างคนต่างแก้กันไป คอมพิวเตอร์เครื่องนี้ช่างคนนี้เคยแก้แล้วเมื่อวาน วันนี้เสียอีกแต่ช่างอีกคนหนึ่งไปแก้ และแก้ไปคนละทิศละทาง ทั้งที่ process ก็มีอยู่ แต่ด้วยการขาดความเอาใจใส่ต่อกระบวนการ ทำให้มีการซ่อมคอมซ้ำซ้อนแบบนี้บ่อย ๆ
การนำไอทีมาช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กร ก็ต้องพิจารณากันสองด้าน หนึ่งตัวระบบไอทีนั้นเองมีค่าใช้จ่ายที่มองไม่เห็นอยู่แล้วเป็นต้นทุนที่บริษัทต้องแบกภาระจ่าย จนกว่าจะยกเลิกการใช้ ฝ่ายไอทีก็ต้องแสวงหาเทคโนโลยีใหม่ที่ตัวระบบเองมีต้นทุนต่ำ และสามารถตอบสนองงานในสำนักงานได้ สองนำเอาไอทีมาลดค่าใช้จ่ายขององค์กร โปรเซสไหนที่ให้ไอทีทำแล้วไวกว่าได้งานมากกว่าก็ควรจัดการด้วยไอทีเสีย เช่นลดกระดาษในสำนักงานมาใช้ฟอร์มผ่านคอมพิวเตอร์มากขึ้น ลดงานพิมพ์ส่งรายงานเป็น e-mail หรือผ่านกระบวนการแชร์ไฟล์ก็ได้ทำให้ได้งานเร็ว ประหยัดการเดินทางในทุกโปรเซส อีกด้วย
การประยุกต์ใช้ระบบไอทีเดิมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น กล่าวคือให้ทำงานได้มากขึ้น ตรงกับความต้องการแท้จริงขณะซื้อให้มากขึ้น
เช่น printer ระบบ multifunction ที่ทำหน้าที่รับส่งแฟกซ์ได้ ก็เอามาทำเป็นเครื่องแฟกซ์ บางรุ่นสามารถแปลงแฟกซ์เข้ามาเป็นไฟล์ PDF ฝากในคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ก็ช่วยประหยัดกระดาษและประหยัดเวลาได้มาก
พีซีเก่าที่ตกรุ่นแต่ยังใช้งานได้ ก็ควรเอามาปัดฝุ่นใหม่ทำเป็น server backup บ้าง เป็น Log Server บ้างก็ช่วยบริษัทประหยัดงบประมาณได้มาก อีกทั้งยังช่วยให้ระบบมีความปลอดภัยและถูกต้องได้อีกด้วย
กลับมาที่บริษัทกรณีศึกษาของเราครับ
เป็นบริษัทมหาชน ในกลุ่มอุตสาหกรรมฟอกหนังแถวสมุทรปราการ
บริษัทนี้มีคอมพิวตอร์จำนวน 120 เครื่องตั้งแต่ Pentium III จนถึงรุ่นปัจจุบัน
มีสามสาขา มีพนักงานไอทีจำนวน 3 คนมีระบบ ERP ใช้งานข้ามไปมาระหว่างสาขาด้วย
เมื่อคอมพิวเตอร์เสียใช้วิธีเปลี่ยนอะไหล่ทีละตัว ไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะหาอะไหล่ไม่ได้ จึงเปลี่ยน PC ตัวใหม่
โดยผ่านกระบวนจัดซื้อ ซึ่งต้องใช้คนในฝ่ายจัดซื้ออีก 2 คนใช้เวลาตั้งแต่เช็คราคาจนได้ของมาอีกประมาณ 7 วัน
ที่นี่พนักงานไอทีสามคนไม่เคยว่างได้ทำอย่างอื่นเลย...แก้ปัญหากันท้ังวัน ทั้งปัญหาซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์
โดยเฉพาะต่างสาขาปัญหานิดเดียวแทบจะใช้หมดไปทั้งวันเพราะการเดินทาง
มีช่วงหนึ่งบริษัทมีแผนดึงผู้ร่วมทุนจากต่างชาติเข้ามา ท่านเชื่อไหมครับ สิ่ิงแรกที่ผู้บริหารคนไหม่ต้องจัดการก่อนเลยคือ ฝ่ายไอที
และเผอิญว่าผมก็เป็นหนึ่งในทีมงานที่ implement ระบบไอทีของที่นี่เสียด้วย....
ปัญหาที่ต้องแก้ไขสำหรับบริษัทตัวอย่างของเรานี้
1. พนักงานฝ่ายไอทีมากเกินไป ทำงานซ้ำซ้อน คอมพิวเตอร์ที่เสียไม่ใช่ปัญหาใหม่ด้านเทคนิคแต่อย่างใด
2. เวลาที่เสียไปกับการทำงานซ้ำ ๆ แบบเดิม ๆ เช่นแก้ไวรัส ลงโปรแกรมใหม่ กว่า 50% ที่เสียไปกับงานซ้ำซาก ไม่เกิดมูลค่า
3. ระยะเวลา support user นานเกินไปไอทีจะให้บริการดีและเร็วกับฝ่ายที่ชอบกันเท่านั้น
4. คอมพิวเตอร์มีหลากหลายรุ่นยากต่อการหาอะไหล่ในช่วงเวลาที่เสีย
5. พนักงานไอทีขาดความคิดสร้างสรร (เช่นคอมพิวเตอร์ที่ยังใช้งานได้อยู่ แต่ตกรุ่นไม่รู้วิธีจัดการ) ไม่เรียนรู้ระบบอื่น ๆ เข้าใจว่าระบบไอทีมีเพียงระบบเดียวที่บริษัทใช้อยู่นี้เท่านั้น ( เป็นบทสรุปที่เสนอต่อผู้บริหารใหม่ ไม่ได้ตั้งใจเอามาว่ากล่าวให้เกิดความรู้สึกกันนะครับ )ซึ่งคราวนั้นเราได้เสนอโซลูชั่นที่เข้ากันได้กับกลยุทธ์ CIO ของ Microsoft เกือบทั้งหมดส่วนหนึ่ง กับนำเสนอ ระบบ thin client server based ด้วย สุดท้ายด้วยข้อจำกัดเรื่องงบประมาณและสภาวะการลงทุนในช่วงวิกฤตท่านผู้บริหารคนใหม่ได้เลือกเอา thin client server based โดยช่วงทดลองใช้ผสมผสานกันหลายยี่หัวคือ Maple,Astec,WYSE,HP สุดท้ายก็มาลงที่ Astec
โดยเอา Thin Client Astec นั้นมาวางแทนเครื่อง PC กันเลยมีการจัดสรรพีซีกันใหม่ เครื่องที่เสรปคแรง ๆ เอาไปให้ฝ่ายที่จำเป็นใช้ไม่ต้องซื้อเพิ่ม ส่วนคอมพิวเตอร์ที่มีประวัติการซ่อมบ่อย และสเปรคต่ำ ๆ ใช้ Astec Thin client แทน โดยตั้งเครื่องเซิร์ฟเวอร์เป็น Windows 2003 รัน Terminal Service รองรับให้ thin client แต่ละตัวเข้ามาใช้โปรแกรมต่างๆ ทั้งโปรแกรมออฟฟิตและโปรแกรมอีอาร์พี โดยรองรับเครื่อง thin client จำนวน 40 เครื่องต่อหนึ่งเซิร์ฟเวอร์ (ความจริงระบบที่เรารับประกันการดาวน์ทามน์ที่ 99.9% นั้นจะวางระบบ terminal server ไว้บน Vmware)
แล้วการวางโซลูชั่นแบบนี้แก้ปัญหาข้างบนได้ไหมการวางระบบแบบนี้เรียกว่าเป็น Centralize Management ตัวผู้จัดการระบบสามารถแก้ปัญหาเหล่านี้จากจุดเดียวคือที่ Windows 2003 คือ
1. การติดตั้งโปรแกรมทำที่เครื่องนี้เครื่องเดียว
2. support user หากเป็นซอฟต์แวร์ทำผ่านเครื่องเซิร์ฟเวอร์ ไม่ต้องเดินไปที่โต๊ะ หากเป็นที่เครื่อง thin client
ที่อยู่หน้างานก็สามารถทำผ่านโปรแกรม Mamagement ซึ่งจะเห็นหน้าจอของ thin client นั้นๆเลย โปรแกรมนี้แหละที่ทำให้ผู้บริหารเลือกเอา Astec เพราะแถมให้ฟรี และใช้งานง่าย
3. คอมพิวเตอร์เก่าหายไปจากระบบทันที 50 เครื่องเท่ากับงานซ่อมหายไปทันที 50 งาน
4. ตัว Thin Client มีการจำกัดการใช้ External Disk ต่าง ๆ จึงกำหนด policy ได้ง่าย ผู้ใช้ก็ใช้เท่ากับงานของตน จึงมีปัญหาการแก้ไวรัสและซอฟต์แวร์น้อยลง
5. มีการพัฒนาบุคลากรในฝ่ายไอที ให้เหลืองานซ่อมบำรุงเพียงคนเดียว อีกสองคนมีพื้นฐานเป็นโปรแกรมเมอร์ก็ให้พัฒนาส่วนงานอื่น ๆที่ใช้ไอทีทำได้http://www.blogger.com/img/blank.gif
เมื่อประมาณต้นปี 2554 ผมได้แวะเข้าไปเยี่ยมบริษัทนี้เพื่อดูระบบ ก็เห็นว่าทุกอย่างยังนิ่งไอทีคนเดียวสามารถจัดการคอมพิวเตอร์ 120 เครื่องได้ และยังมีความคิดสร้างสรร และเวลาเหลือที่จะนำคอมพิวเตอร์เก่า ๆ มาทำเป็น LogServer และ Backup Server ได้อีกด้วย http://www.blogger.com/img/blank.gif
เป็นไงบ้างครับ กับบริษัทใหญ่ที่ใช้พีซีเปลือง ๆ แบบนี้สู้วิกฤติด้วยกลยุทธ์ CIO โดยใช้ Thin Client เป็นhttp://www.blogger.com/img/blank.gifพลังขับเคลื่อน
น่าสนใจดีไหมครับ...
อ้างอิง : กลยุทธ์ CIO ของ Microsoft ติดต่อเจ้าของบทความ"Reduce i-Cost with Thin Solution System"
