Remote Office ตอนที่สองว่าด้วยสร้าง File Server บน Internet

คุณผู้อ่าน.. ท่านที่เคารพ

ก็ถึงตอนที่สองของเรื่อง การทำ remote office เพื่อใช้งานออฟฟิตให้ได้ในยุคที่น้ำยังท่วมเจิ่งนองอยู่แบบนี้ครับ ซึ่งตอนนี้จะเป็นเรื่องการแชร์ไฟล์ข้ามอินเทอร์เน็ตระหว่างทีมงาน โดยจะเลือก tools ที่เหมาะสมซึ่งผมจะเปิดเผยให้รู้เช่นเห็นชาติต่อไป

ในออฟฟิตปกติจะมีเครื่องไฟล์เซิร์ฟเวอร์ให้บริการแชร์ไฟล์ ให้พนักงานได้เก็บข้อมูลและแลกเปลี่ยนกับผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการ มีประโยชน์ช่วยให้พนักงานใช้ไฟล์นั้น ๆ ได้จากทุกที่ในออฟฟิต เพราะไฟล์นั้นไม่ได้เก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงานเอง และไฟล์ประเภทฐานข้อมูลต่าง ๆ เช่น Express , CD-Organizer ที่จะต้องถูกเรียกใช้จากโปรแกรมหลายๆเครื่องก็มีความจำเป็นต้องอยู่ในที่ๆ เดียว ที่เครื่องอื่น ๆ จะเข้ามาใช้งาน ซึ่งก็คือไฟล์เซิร์ฟเวอร์นั่นเอง ที่นี้เมื่อต้องทำงานเป็น remote office ต่างคนต่างอยู่คนละแห่ง จะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานเช่นนั้นขึ้นมาได้อย่างไร ?

คำตอบก็คือ ต้องสร้างสถานที่เก็บไฟล์ที่เข้าถึงได้พร้อมกัน โดยเปลี่ยนจากเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทให้เป็นอินเทอร์เน็ต 

เมื่อไฟล์นั้นถูกแก้ไขโดยบุคคลหนึ่ง บุคคลอีกสถานที่หนึ่งก็จะมองเห็นการเปลี่ยนแปลง และใช้ประโยชน์จากไฟล์นั้นต่อไปได้ทันที โดยไม่ต้องวุ่นวายกับการ download/upload ให้เสียเวลา พอจะสนใจขึ้นมาบ้างไหมหล่ะครับ

และผมจะแนะนำเครื่องมื่อมหัศจรรย์เรียกว่า Dropbox เพื่อทำหน้าที่ดังกล่าวให้ท่าน ณ บัดนี้

Dropbox ให้บริการรับฝากไฟล์ต่างๆ มีโครงสร้างเป็น cloud storage อยู่บนอินเทอร์เน็ตรองรับทั้งเครื่องพีซี linux , mac , iPad , iPhone ,Android ต่าง ๆ จะว่าไปแล้วก็เหมือนกับกล่องไปรษณีย์ที่เราเช่าอยากจะให้ใครส่งจดหมายถึงเรา ก็ไม่จำเป็นต้องส่งมาที่บ้าน ส่งไปที่ตู้ปณ. ที่เราเช่าไว้ ถึงเวลาเราก็ไปเปิด ส่วน dropbox นัยหนึ่งเหมือนตู้ ปณ. ที่ว่านั่น แต่ดีกว่าเยอะตรงที่เมื่อใครส่งไฟล์ไปยัง box ของเรา ๆก็จะได้รับและเห็นไฟล์นั้นแบบปัจจุบันทันด่วน ไม่ต้องเสียเวลาเข้า website แล้วไปเปิดดูในกล่อง dropbox อีกที

และสิ่งท่ผมเลือก dropbox ให้ท่านก็ด้วยความดีของ dropbox ที่่ยอมอุทิศพื้นที่และคุณสมบัติดีๆให้เราผู้ไม่เคยมีคุณูปการต่อกันมาก่อน ได้ใช้ คือ

1. FREE — คุณสมบัติข้อนี้สำคัญในช่วงที่่เงินเราหายไปกับน้ำเยอะขนาดนี้เซฟได้ก็ต้อง เซฟครับ dropbox ใจป้ำแจกพื้นที่ให้ฟรีก่อน 2GB เมื่อสมัครครั้งแรก ที่ว่า 2GB ก่อนก็คือคุณหรือเรามีโอกาสขยายพื้นที่่ให้มากขึ้นสูงสุดถึง 8GB ทีเดียวเชียวหล่ะครับท่านโดยแนะนำคนอื่น ๆ สมัคร dropbox ต่อจากเราๆก็จะมีพื้นที่เพิ่มขึ้นอีกคราวละ 250MB ไปเรื่อยๆจนเต็ม 8GB นั่นแล ถ้าในบริษัทมีพนักงานสัก 24 คนสมัครไขว้กันไปไขว้กันมาเหมือน MLM คุณจะมีพื้นที่ใช้งานฟรี ๆ ในองค์กรเท่ากับ 129GB ภายในชั่วพริบตา โอ้แม้เจ้า.. คำนวณยังไงลองไปแกะดูครับ
2. ใช้ได้กับ Windows,Mac,Linux,iPad,iPhone,Android และ BlackBerry อืม..มีอีกไหมครับพนักงานของท่านที่ใช้เครื่องมือทันสมัยไปกว่านี้อีก เพิ่มความสะดวกและสบายให้กับการใช้ไฟล์เป็นอย่างยิ่ง ก็ตอนนี้ผมกำลังพูดถึงการเข้าถึงไฟล์แบบ remote office อยู่จึงไม่สามารถกะเกณฑ์ผู้ใช้งานของเราหรือของท่านให้ใช้ windows แบบนั้นแบบนี้ เอาเป็นว่าเขาใช้อะไรเข้าถึงไฟล์และเปิดดูเนื้อหาได้ก็เพียงพอและเจ้า dropbox ก็ไม่ทำให้ผิดหวังจริง ๆ เลยใช้ได้กับ device สมัยใหม่เกือบจะทุกค่ายเสมอกัน
3. เข้าถึงไฟล์ได้หลากหลายวิธีไม่ว่าจะเป็นผ่าน website หรือ dropbox client ที่เป็นโฟลเดอร์หนึ่งในคอมพิวเตอร์ของเรา การเข้าถึงไฟล์ผ่าน website ไม่ใช่เรื่องแปลก หรือจะทำให้ dropbox พิเศษแตกต่างจาก cloud storage อื่นๆไปได้และไม่ใช่คุณสมบัติที่เราจะเอามาใช้เป็นไฟล์เซิร์ฟเวอร์ของเราใน ที่นี้ด้วย แต่ dropbox client นี่แหละคือสุดยอดคุณสมบัติที่เหมาะสมและต้องการสำหรับไฟล์เซิร์ฟเวอร์ เจ้า dropbox จะให้ engine ที่เรียกว่า client มาฝังอยู่ทีคอมพิวเตอร์ของเราซึ่งจะทำการเชื่อมโยงไปถึงโฟลเดอร์ต่างๆที่ อยู่ในอินเทอร์เน็ตอัตโมัติ เขาเรียกวิธีการนี้ว่า syschonize เมื่อเราจะเปิดไฟล์ก็ดี เซฟไฟล์ก็ดี หรือจะต้มยำทำแกงกับไฟล์ก็ดี ก็ทำที่โฟลเดอร์ dropbox นั้นโดยตรง ๆ เหมือนกับเปิดไฟล์จากคอมพิวเตอร์ตัวเองนั่นแล ส่วนผลที่จะเกิดนั้นสะเทือนถึงดวงดาวเชียวหล่ะครับ ท่านจะเข้าใจสิ่งที่ผมพูดมากขึ้นเมื่ออ่านในข้อที่ 4 ต่อไป
4. Dropbox transfers just the parts of a file that change (not the whole thing) นี่ยกเอาคำต้นฉบับมาให้อ่านกันเลยว่าการแก้ไขไฟล์ที่คอมพิวเตอร์ของเรา สะเทือนถึงดวงดาวได้ขนาดไหน ไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงใน folder dropbox นั้นจะถูกปรับปรุงเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ไม่ได้โยนไปโยนมาทั้งลูก ทำให้ไฟล์ได้รับการปรับปรุงอย่างรวดเร็ว ผู้ที่รองานอยู่อีกฟากหนึ่งของแม่น้ำโน่นก็จะได้เห็นไฟล์ที่เปลี่ยนแปลง แล้วอย่างรวดเร็ว และคุณสมบัติข้อนี้คือ การมีโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ได้และ ปรับปรุงเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลงนี่แหละเหมาะที่จะวางไฟล์ฐานข้อมูลของ โปรแกรมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น CD-Organizer,Express,Payroll ยิ่งนัก
5. Manually set bandwidth limits — Dropbox won’t hog your connection. ขออีกข้อหนึ่งเถอะครับ ท่านจะได้รู้แจ้งเห็นชาติไปเลยว่าท่านเป็นนายของ dropbox สามารถกำหนดความเร็วในการ transfer ได้ด้วยตัวเอง ถึงแม้ว่าโฟลเดอร์ dropbox จะ synchonize กับ cloud storage อยู่ตลอดเวลา ก็ไม่ได้รบกวนโปรแกรมอื่น ๆ ที่ใช้อินเทอร์เน็ตอยู่ด้วยให้ช้าลงเลย

Dropbox ยังมีคุณสมบัติไม่หมดเพียงเท่านี้นะครับ สำหรับนักพัฒนาแล้วยังมี Dropbox API ที่ทำช่วยท่านเขียนโปรแกรมเรียกใช้พื้นที่ cloud storage ได้อีก เพิ่มความสะดวกและทางเลือกในการเรียกใช้ในแบบฉบับของท่านเองอีกด้วย

ผมยก dropbox มานำเสนอให้เห็นภาพคร่าว ๆ ว่าจะสามารถนำคุณสมบัติที่มีอยู่ไปใช้ทำไฟล์เซิร์ฟเวอร์ผ่านอินเทอร์เน็ตได้ อย่างไร เบื้องต้นให้ท่านไปสมัคร dropbox เป็นของตัวเองเสียก่อน แล้วก็อย่าลืมแนะนำเพื่อนๆพนักงานสัก 24 เหมือน MLM เพื่อให้ได้พื้นที่เยอะๆเอามาแบ่งปันกัน การสมัครก็ไม่ยากครับ ง่ายๆพอๆกับสมัคร facebook นั่นเลย แล้วคราวหน้าผมจะมาทำ file server แบบจับมือท่านทำทีละขั้นๆ โดยไม่ต้องเสียตังค์แม้แต่บาทเดียว..

โปรดคอยติดตามครับ..

เอวัง

สมัคร Dropbox ที่นี่